電帳法を見据えた生産管理システム開発

令和6年1月1日からの電子帳簿保存法(電帳法)

「電帳法:でんちょうほう」というキーワードが社内でも頻繁に飛び交うようになっています。
「電子帳簿保存法」は、帳簿書類の保存処理の負担を軽減することを目的に、電子データでの保存を認めた法律です。

電子帳簿保存法の範囲には以下の3つの区分があります。

●電子帳簿等保存

(コンピュータ等での電子作成による国税関係帳簿書類の保存)

●スキャナ保存

(紙ベースで受けとった領収書や請求書など、国税関係書類の保存)

●電子取引

(電子的にやり取りしたデータの保存)

の3つの区分があります。(国税庁ホームページより引用)

令和5年12月31日までに⾏う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し⽀えありませんが、令和6年1月からは保存要件に従った電子データの保存が必要です。これは、申告所得税・法人税に関して帳簿書類の保存義務がある全ての方にとって対応が必要となります。

受け取る側も、送った側も、電子データで保存!

保存すべき電子データは、紙でやりとりしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データ(例:請求書、領収書、契約書、⾒積書など)で、受け取った場合だけでなく、送った場合についても保存が必要です。

電子メールの本⽂・添付ファイルで請求書に相当する情報をやりとりした場合や、WEB 上でおこなった備品等の購⼊に関する領収書に相当する情報がサイト上でのみ表示される場合には、それぞれの電子データを保存する必要があります(PDF やスクリーンショットによる保存も可)。

スクショを取ることで電子決済の領収書を電子データとして保存

たとえば、従業員が自分のスマホを使って電子決済アプリにて経費の立替払いをしたときなどは、いわゆるスクリーンショット(スクショ)による領収書の画像データを、電子メールなどで送信させて自社システムに保存しておくことになります。

その他、国税庁のホームページには「電子帳簿保存法」についてのページが開設されており、チラシやパンフレット等で分かりやすく解説されています。

では、保存したあとに必要なことは?

画像引用、出典:国税庁ホームページ「電子取引データの保存方法」ほか

保存のための要件1:改ざん防止のための措置をとる

タイムスタンプを発行できる事業者を利用した「タイムスタンプ付与」や、「履歴が残るシステムでの授受・保存」といった方法以外にも、「改ざん防止のための事務処理規定を定めて守る」でも構いません。

国税庁のホームページには、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定」が掲載され、以下のようなテンプレートをダウンロードできます。

社内で改ざん防止のための体制作りを
真実性の確保のために社内の事務処理規定を。
事務処理規定のテンプレート 中小製造業社にも必要な電子帳簿保存法に関する体制
国税庁のHPよりテンプレートをダウンロードできます

保存のための要件2:検索できるようにする

「日付・金額・取引先」で検索できるようにするとのことで、以下の【国税庁の1問1答より】が参考になります。

問31 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、検索機能で注意すべき点はありますか。
【回答】
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、以下の要件を満たす検索機能を確保する必要があります。
⑴ 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること。
⑵ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
⑶ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

検索機能を確保する簡易な方法について
画像引用、出典:国税庁ホームページ「電子取引データの保存方法をご確認ください」ほか

保存のための要件3:ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける

などということが挙げられています。

i-PROWシリーズは各種帳票をPDF化してメール送信!

ここからは、弊社の開発担当者に、「電子帳簿保存法」のどのあたりを意識しながら開発をすすめているか、聞いてみました。

弊社の開発担当者へのインタビュー

デジットワークスの開発担当Tさん、電帳法に関連する生産管理システムのあり方について何かご要望が出てきていますか?

はい。紙ベースではなく電子データでのやりとりということは、「郵送」ではなく「メール添付送信」が主流になりますから、そのあたりを考慮してなるべく使いやすい生産管理システムへと改良しています。

当社の生産管理システム「i-PROW」は、発注の際の注文書をクリックひとつで登録された仕入先様にメール送信できるのですよね?

そうです。i-PROWの一部帳票は、「印刷プレビュー」画面から「メール送信」というボタンをクリックすると、すぐに「PDF化」されメールに添付して送信することができます。

改変が行われにくいという点において、PDFファイルで送ることは重要です。そして、電子メールに添付して送った場合、送信側も受信側もそれぞれに保存が必要ですし、電子ファイルの保存方法まで見据えたシステム改良をいま社内でチェックしているところです。

DigitWorksの開発チームも日々改良に改良を重ねているわけですね?

そうです。また、こちらから得意先様へ発行するものだけではなく、受け取るものの保存、例えば仕入先様から来たドキュメント(帳票類)についても保存をしやすいよう開発しています。
仕入れ先様からの見積書、受注書、購入品に関する書類、また協力会社さんからの請求書ややり取りした仕入れ検収書なども紐づけて保存できるよう開発中です(2023年3月現在)。
「電帳法」が本格的にスタートすることでますますペーパーレス化が進みますから、今からPDFファイルやCSV形式でのファイル保存や管理に慣れておくことをおすすめします。

このように、DigitWorksのi-PROW開発チームは、電子帳簿保存法などに対応したシステムとなるようにバージョンアップさせています。
今後導入を検討されている企業様だけでなく、現在ご利用の中小製造業様にとっても、業務のIT化、DX化がスムーズにおこなえるようお手伝いいたします。
まずはお気軽にご相談を。

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