見積作成はi-PROWで簡単・素早く！
製造業において、見積作成は単なる価格提示に留まらず、企業の信頼性や取引先との関係構築に直結する重要な業務です。
見積もりの精度やスピードは、お取引先様の信頼を獲得し、競争の激しい市場での競争力を維持するための鍵となります。
しかし、多くの中小製造業者様にとって、見積作成時にいくつかの課題に直面することがあるのではないでしょうか？
本コラムではこれらの主な課題を3つほど挙げ、i-PROWシリーズがどんな点で役立つのか、実際のシステム操作画面とともに、お悩み解決に向け詳しくご紹介していきます。
見積作成における課題とその影響
課題1: フォーマットの不統一
多くの製造業者では、見積書をExcelなどの表計算ソフトで作成することが多いようです。
しかし、Excelを用いた見積作成には大きな問題が伴います。それは、各自が異なるフォーマットで見積書を作成することによる「フォーマットの不統一」です。この問題が発生すると、結果として以下のような影響が出ます。
1. **業務効率の低下**: 異なるフォーマットで作成されていると、過去の見積書や他者が作成した見積書と比較・確認するのに時間がかかり、業務効率が低下します。
2. **品質のばらつき**:Excelで見積り作成した際に、行数を削除したり列幅などを編集するなどフォーマットが統一されていないと、見積もりの内容が顧客に伝わる際に不一致や誤解が生じるなど、見積もりの品質が一定しない可能性があります。
3. **管理の煩雑さ**: 一元管理が出来ていないと、見積書の管理が煩雑になり、必要な情報を迅速に取り出すことが困難になります。
こういった問題も、i-PROWシリーズの生産管理システムなら、簡単に解決できます。
i-PROWの見積書作成機能では、全ての見積書が同じテンプレートに基づいて作成されるため、品質の一貫性が保たれ、顧客に対して安心感や以前のものとの比較を容易にさせることができます。PDF出力だけでなく、Excelでももちろん出力・保管ができます。
さらに、担当者設定をしておくことで、見積書内に営業担当者の氏名が入ります。
課題2: 過去の見積書の検索の手間
次に、過去の見積書を参照する際の手間も大きな課題です。
特定の製品や顧客に関する過去の見積書を探し出すのに、膨大な数のExcelファイルの中から該当するものを見つけ出さなければならないことがあります。この過程は時間がかかり、業務の効率を大きく損ないます。
ですが、i-PROWシリーズには強力な検索機能が備わっていますので、これらの課題もクリアできてしまうのです。
過去の見積書は、期間指定、得意先名、製品名などで簡単に抽出ができます。（動画参照）
このように、絞り込み抽出が簡単にできるため、必要な情報を迅速に取得できます。例えば、同じ顧客に、以前はどんな単価設定や割引を提供したか、また、同一製品について抽出してみることで平均的な見積価格の確認ができたりします。
「ダブプロまとめる君」エリア（非公式名）を使って、複数条件でクロス抽出できる！
また、1つの項目（フィールド）に対しての抽出だけではなく、複数の条件で絞り込む、クロス抽出機能もあります。
これはドラッグアンドドロップでカンタン操作で絞り込めるので、お客さまからも大変好評を得ています。
一覧リストの上部に見える深緑色のバーの部分（ここを私たちは勝手に「ダブプロまとめる君エリア」と呼んでいますが）、このエリアにフィールド名を引っ張って持ってくることで、ピボットテーブルのようにクロス集計ならぬクロス抽出ができるのです。（動画参照）
得意先で絞り込み、さらに製品名で絞り込んでいく・・・ということが出来るので、過去に多くのお取引がある顧客でも、参照したい見積書をすばやく見つけ出すことができます。
i-PROWのこうした検索・抽出・絞り込み機能により、過去のデータをスムーズに活用できますので、迅速かつ正確な算出が可能になります。
そしてこうした検索機能は、見積もりだけでなく、請求書作成にももちろん備わっております。
課題3: 根拠となる資料との紐づけと社内意識の統一
Excelでの見積もり作成では、見積金額の算出に際して使用した資料や過去の見積書との関連付けが難しいことがあります。
見積の際に参照したい資料とは、例えば、ある部材に関しての仕入れ値や、製品の設計図や部品の単価表など、ひとつの見積書を作成するにあたって、参考にした資料やデータなどです。どのデータがどの見積もりに関連しているかが不明確だと、社内での情報がバラバラに管理され、部門間や担当者間での連携が不十分になりがちです。
i-PROWでは、そういった見積もりの根拠となる製品資料や価格表などの資料を簡単に紐づけることができます。（動画参照）
このように、右側のウィンドウ内に関連するPDFファイルや技術資料画像などをドラッグアンドドロップするだけで、現在作成している見積書と明確に関連付けられます。
この機能により、社内の意識統一が図られ、部門間の連携もスムーズになります。
社歴が浅い社員にとっても、見積書の作成やレビューの際に根拠となる資料が迅速に参照できるため、社内全体で見積もりの正確性が向上することでしょう。
i-PROWシリーズの特徴と導入のメリット・・・ まとめ
i-PROWシリーズの生産管理システムには、見積もり業務をサポートするための多くの優れた機能があります。
以下にその主要な特徴と、それがもたらすメリットを詳しく説明します。
Point1：統一されたフォーマットと業務効率の向上
i-PROWでは、見積書のフォーマットが統一されるため、すべての見積書が同じテンプレートに基づいて作成されます。これにより、業務の一貫性が保たれ、品質が一定します。さらに、統一されたフォーマットにより、見積もりの比較や確認が容易になり、業務の効率が大幅に向上します。
Point2：高度な検索機能で過去の見積書をスムーズに参照
i-PROWの強力な検索機能を活用すれば、過去の見積書を迅速に検索することができます。
Point3：根拠資料との紐づけと情報の一元管理
i-PROWでは、見積書に関連する製品資料や過去の見積書を簡単にリンクさせることができます。これにより、情報の一元管理が実現し、必要な資料を迅速に参照できるため、見積もりの正確性が向上します。また、部門間の連携がスムーズになり、社内の意識統一が図られます。
Point4：カスタマイズ可能な画面設定とユーザーごとの利便性
i-PROWのもう一つの優れた特徴は、画面設定のカスタマイズ機能です。システムを使用する各ユーザーごとに画面設定を変更し、その画面状態を保持しておくことができます。これにより、各ユーザーが自分にとって使いやすい状態でシステムを利用でき、業務の効率化が進みます。
i-PROWシリーズは見積作成において、強力なサポートツールです
以上のように、見積作成は製造業において非常に重要な業務であり、その精度と効率が企業の競争力に直結します。しかし、Excelだけでの見積もり作成には多くの課題が伴います。
生産管理システムi-PROWシリーズの、統一されたフォーマット、高度な検索機能、根拠資料との簡単な紐づけ、カスタマイズ可能な画面設定などの機能により、見積もり作成が格段に効率化され、企業全体の業務の質も向上します。
中小製造業者様にとって、i-PROWは見積作成を強力にサポートするツールですので、ぜひデモ体験でその操作性を体感してください。
