i-PROWのトップ画面を有効利用するメッセージやスケジュール機能
12月になると、製造業の皆さまは「大掃除」や「棚卸」、そして年末年始の長期休みの準備で大忙しではないでしょうか。
工場によっては、休みの間に電気設備の点検や機械のメンテナンスが入るため、「この期間は工場が停電になります」「この日は設備が止まります」といった全社的な連絡を早めに流しておく必要があります。
ところが現場では、
- 紙の掲示板に貼ったけれど、現場に直行するメンバーは見ていなかった
- 朝礼で口頭で伝えたが、夜勤メンバーには届いていなかった
- 社内メールで流したが、忙しくて埋もれてしまった
……といった「伝えたつもり」「聞いたつもり」の行き違いがどうしても起きがちです。
こうしたお悩みをすこしでも減らすために、弊社の生産管理システム「i-PROW（アイプロダブル）」には、日々の業務の中で自然に使える「メッセージ機能」と「スケジュール機能」をご用意しています。今回は主に３つの便利な機能をご紹介します。
1．トップメニューバーのメッセージで「全社共有」を漏れなく
i-PROWの画面上部には、常に表示されるトップメニューバーがあります。このバーの中に「メッセージ」のお知らせが表示されるため、システムを開けば誰もが自然と「今、会社として大事なお知らせは何か」を確認できます。
例えば、- 年末年始の停電・設備点検のお知らせ
- 棚卸し期間中の入出庫制限のお願い
- 新しい安全ルールや作業手順の変更点
といった「全員に必ず伝えたい情報」を、確実に周知できます。
トップページに流すメッセージを入力
また、メッセージを送信できるのは「更新権限を持ったユーザーだけ」に制限されています。一般ユーザーは閲覧のみのため、
- 誰でも勝手に全社メッセージを書き換えてしまう
- 誤った情報が広がってしまう
といったリスクを抑え、安心して運用できる点も大きな特長です。
ソフトを起動すると、画面上部にメッセージが常時流れます
これにより、「見ていない人がいた」「古い掲示が残っていた」といった紙ベースの課題を、システム上でスッキリ解消できます。
2．現場のやりとりに便利な「個別メッセージ」機能
全社向けのお知らせだけでなく、「特定の人・特定の部署だけに伝えたい」場面も多いはずです。
i-PROWには、ユーザーを指定してメッセージを送れる「個別メッセージ機能」も備わっています。
例えば、
- 「〇〇ラインの段取り替え時間を変更したいので、確認してください」
- 「この受注番号の納期調整について、営業さんと相談したい」
- 「今日中にチェックしてほしい図面があります」
といった内容を、対象者にダイレクトに送信できます。
ユーザーを選んでメッセージ送信
生産管理システムの中でやりとりできるため、「どの案件についての話なのか」が分かりやすく、後から見返した時にも履歴をたどりやすいのがポイントです。
メッセージ受信側のトップ画面に表示
「言った・言わない」「聞いたつもりだった」という曖昧さを減らし、現場と管理部門・営業部門のコミュニケーションをスムーズにしてくれます。
3．個人カレンダーと「今日の予定」でタスクをうっかり防止
もうひとつの便利な機能が、ユーザーごとに用意された「カレンダー画面」と「スケジュールの登録」機能です。
カレンダー内の日付を選択して予定入力
各自が自分の画面から、
- 設備点検の予定
- 定期的な在庫チェック
- 重要なお客様対応
- 月次の報告書作成
など「忘れてはいけないタスク」をカレンダーに登録しておくと、その日の予定が自分のトップページに表示されます。
一日のスタートが切りやすい
i-PROWを立ち上げた瞬間に「本日の自分の予定」が目に入るので、現場対応に追われて大事なタスクを後回しにしてしまうことや、月末のルーチン作業をうっかり忘れてしまうといったミスの防止に役立ちます。
特に、年末のように「通常業務＋大掃除＋棚卸＋設備点検」とタスクが増える時期には、個人ごとの予定をシステム上でしっかり見える化しておくことで、チーム全体の抜け漏れを減らすことができます。
情報共有とタスク管理も「生産管理システムの中で」
停電のお知らせ、安全ルールの改定、ライン停止の連絡、個人ごとの点検予定……。こうした情報がバラバラのツールに分かれていると、どうしても「見落とし」や「二度手間」が発生しがちです。
i-PROWのメッセージ機能とスケジュール機能を使えば、
・大切なお知らせはトップメニューバーから全社へ確実に周知
・個別メッセージで、案件に紐づいた連絡もスムーズに
・個人カレンダーと今日の予定表示で、タスクの抜け漏れを防止
と、「情報共有」と「タスク管理」を生産管理システムの中で完結させることができます。
「年末になると、あちこちで連絡が飛び交って大変」「誰に何を頼んだか、後から追いかけるのが一苦労」というお悩みがありましたら、ぜひ一度、i-PROWのメッセージ機能・スケジュール機能の画面をご覧になってみてください。御社の現場に合わせた活用方法も、弊社スタッフが丁寧にご提案いたします。
